隨著(zhù)最近的大流行加速了遠程工作的既有趨勢，我們都有很多東西要學(xué)。這種突如其來(lái)的轉變催生了新的工作方式和管理工作。這既有好處也有挑戰，但有很多方法可以有效地管理您的虛擬團隊，提高他們的生產(chǎn)力，并創(chuàng )造積極的工作文化，即使不在辦公室。

什么是虛擬團隊？

虛擬團隊是一群主要或完全通過(guò)電子通信進(jìn)行溝通的人。虛擬團隊也稱(chēng)為遠程團隊或分散團隊。

虛擬團隊是一種新型的工作組織形式，它打破了傳統的地域和組織界限，通過(guò)信息技術(shù)將不同地域、不同組織的人員連接起來(lái)，共同完成特定的任務(wù)和目標。虛擬團隊的人員可能來(lái)自不同的組織、不同的城市、甚至不同的國家，他們通過(guò)電子郵件、在線(xiàn)會(huì )議、即時(shí)通訊等工具進(jìn)行溝通和協(xié)作。

選擇遠程管理團隊的原因有很多，包括：

• 降低辦公成本。 企業(yè)可以縮小辦公空間或將其完全拆除，從而節省技術(shù)和公用事業(yè)成本。一份報告估計，企業(yè)在使用遠程工作者時(shí)每年可節省 10,000 RMB。
• 員工范圍更廣。 遠程工作的興起意味著(zhù)許多企業(yè)正在招聘地理上分散的員工——這意味著(zhù)他們不再局限于本地人才。
• 工作是 24/7。 遷移到遠程工作空間可讓您利用不同國家/地區的不同時(shí)區，實(shí)現 24/7 全天候覆蓋。

與虛擬團隊合作時(shí)要開(kāi)發(fā)的重要領(lǐng)域

• 生產(chǎn)力。 確保您的團隊即使相距數英里，也能保持高效。如果沒(méi)有面對面的互動(dòng)，您將需要開(kāi)發(fā)新的方法來(lái)監控生產(chǎn)力并確保工作按時(shí)完成。幸運的是，有很多遠程工作工具可以幫助解決這個(gè)問(wèn)題。
• 文化。 建立強大的團隊文化很重要，盡管很少（如果有的話(huà)）面對面的會(huì )議。創(chuàng )造積極的文化有很多好處——包括改善幸福感、提高生產(chǎn)力和減少員工流動(dòng)率。
• 通信。 保持聯(lián)系并不需要僅僅因為它是通過(guò)視頻通話(huà)和消息傳遞平臺而不是通過(guò)飲水機完成的，就變得不那么有效或令人愉快。
• 入職。 讓新團隊成員在您的虛擬環(huán)境中感到受歡迎并做好準備。入職需要有凝聚力、徹底和無(wú)縫銜接——尤其是當員工加入他們可能從未見(jiàn)過(guò)的虛擬團隊時(shí)。
• 科技。 為遠程工作者使用正確的工具和技術(shù)。管理虛擬團隊的最大優(yōu)勢之一是有機會(huì )利用豐富的工具和技術(shù)。

如何管理虛擬團隊的生產(chǎn)力

1. 確保系統設置到位

如果沒(méi)有一個(gè)明確的、標準化的虛擬團隊系統，生產(chǎn)力可能會(huì )迅速下降。從一開(kāi)始就建立系統意味著(zhù)團隊成員可以做出決策、有效溝通和解決問(wèn)題，而無(wú)需動(dòng)不動(dòng)就聯(lián)系他們的經(jīng)理。
像共享文檔這樣簡(jiǎn)單的東西，可以解釋程序、策略，并列出同事的職位和聯(lián)系方式，這意味著(zhù)新團隊成員和現任團隊成員都可以快速找到他們需要的信息，而不需要在進(jìn)行過(guò)程中弄清楚事情。

2. 制定最適合您的遠程團隊的時(shí)間表或靈活安排

企業(yè)和員工都喜歡遠程工作帶來(lái)的靈活性。然而，存在著(zhù)一種風(fēng)險，即過(guò)多的靈活性可能會(huì )損害生產(chǎn)力。例如，如果團隊成員在一天中的不同時(shí)間工作，他們可能無(wú)法與需要的人溝通。
遵守時(shí)間表，即使是靈活的時(shí)間表，也將有助于實(shí)現這一目標。安排時(shí)間用于處理需要虛擬團隊合作的特定項目，或通過(guò)消息傳遞平臺或視頻通話(huà)進(jìn)行每日簽到，將確保每個(gè)人都一起工作，同時(shí)仍然提供靈活性。

3. 準備好一個(gè)用于輸出和生產(chǎn)力跟蹤的系統

在辦公室里，我們可以親自見(jiàn)到我們的團隊成員并親自檢查項目。對于虛擬團隊來(lái)說(shuō)，這并不容易。幸運的是，有很多工具可以跟蹤產(chǎn)出和生產(chǎn)力——其中一些我們將在本文后面討論。
例如，如果您管理一個(gè)處理銷(xiāo)售電話(huà)的虛擬團隊，您可以使用 科能融合通信系統的實(shí)時(shí)績(jì)效數據軟件來(lái)關(guān)注您團隊的關(guān)鍵績(jì)效指標 （KPI）。不要忘記向你的團隊傳達你的跟蹤KPI的方式以及它們是什么。這樣，他們就知道對他們的期望是什么，并可以確保他們實(shí)現目標。

4. 考慮安排與不同時(shí)區的團隊成員一起工作

地理位置分散的遠程團隊越來(lái)越普遍，隨之而來(lái)的是不同的時(shí)區。如果您管理一個(gè)跨不同時(shí)區的虛擬團隊，那么重要的是您不要過(guò)分重視整個(gè)團隊在一天中的特定時(shí)間“在線(xiàn)”或在設定的時(shí)間提交工作，這些時(shí)間可能超出了不同時(shí)區團隊成員的標準辦公時(shí)間。

5. 鼓勵文檔和電子表格中的協(xié)作

在線(xiàn)交互式文檔和電子表格是鼓勵協(xié)作和凝聚力、跟蹤項目以及將信息放置在可訪(fǎng)問(wèn)、可編輯位置的好方法。 協(xié)作工具允許多人實(shí)時(shí)編輯電子表格和文檔并發(fā)表評論?？梢詫⒔ㄗh留給其他團隊成員、部門(mén)或經(jīng)理，以便在他們下次打開(kāi)文檔時(shí)進(jìn)行檢查。

如何在虛擬團隊中創(chuàng )造文化

1. 與遠程團隊成員溝通并傾聽(tīng)他們的意見(jiàn)

如果沒(méi)有面對面的接觸，溝通在虛擬團隊中就顯得尤為重要。作為團隊領(lǐng)導者，向團隊傳達您的期望是關(guān)鍵。然而，你也要傾聽(tīng)你的團隊成員的意見(jiàn)，這一點(diǎn)也很重要。像每月一次的一對一敘舊這樣簡(jiǎn)單的事情將使虛擬團隊成員有機會(huì )與您公開(kāi)聊天并交流他們可能遇到的任何問(wèn)題。

2. 培養虛擬關(guān)系

虛擬團隊的成員可能永遠不會(huì )親自見(jiàn)面，但這并不意味著(zhù)他們彼此之間不能建立良好的專(zhuān)業(yè)關(guān)系。如果你正在管理一個(gè)虛擬團隊，那么培養這些關(guān)系是很重要的。鼓勵跨消息傳遞平臺進(jìn)行溝通是建立有效虛擬關(guān)系的良好開(kāi)端，特別是如果同事在此渠道中有一個(gè)空間可以創(chuàng )建一對一或沒(méi)有經(jīng)理的小組。

3. 強調你的公司文化和價(jià)值觀(guān)

員工重視具有強大價(jià)值觀(guān)和積極工作文化的公司。沒(méi)有這一點(diǎn)，遠程員工可能不會(huì )加倍努力，推動(dòng)自己在工作中創(chuàng )新和高效。明確你是誰(shuí)，你代表什么，以及對你的員工的期望——即使在辦公室之外。

4. 舉辦虛擬團隊建設和活動(dòng)

作為虛擬團隊的經(jīng)理，強調公司的價(jià)值觀(guān)和文化，并密切關(guān)注員工滿(mǎn)意度至關(guān)重要。友誼賽、每周快照挑戰或定期的“好消息”對話(huà)都是與團隊互動(dòng)和培養關(guān)系的有趣方式。每月的遠程團隊建設活動(dòng)，例如在線(xiàn)游戲、虛擬測驗，甚至是在家尋寶游戲，都提供了相互聯(lián)系并創(chuàng )造強大公司文化的機會(huì )。

5. 定期與遠程團隊成員簽到

定期簽到有助于您與團隊進(jìn)行有效溝通，并減少遠程工作者感到孤立的機會(huì )。無(wú)論是每月一次的一對一、每日視頻通話(huà)還是每周更新，定期簽到都能讓每個(gè)人都保持聯(lián)系，并為團隊溝通和協(xié)作提供大量機會(huì )。

6. 建立隨意溝通的渠道

我們已經(jīng)提到了培養虛擬關(guān)系的重要性。為休閑、非工作對話(huà)創(chuàng )造一個(gè)空間是其中的重要組成部分，并鼓勵健康的工作與生活平衡。在虛擬團隊中，我們沒(méi)有飲水機或午休時(shí)間與同事聊聊個(gè)人事務(wù)。在虛擬消息傳遞平臺或虛擬休息室上建立休閑、非工作溝通渠道是一個(gè)很好的開(kāi)始。如需更多想法，請查看我們的指南，了解如何在遠程團隊中創(chuàng )建虛擬飲水機對話(huà)。

7. 考慮面對面會(huì )面

如果您的團隊在地理位置上足夠接近，那么創(chuàng )造面對面交流的機會(huì )將鞏固您在網(wǎng)上建立的關(guān)系和文化。這可以是面對面的團隊建設活動(dòng)，甚至是每月一次的歡樂(lè )時(shí)光，你們都可以在周五晚上面對面見(jiàn)面。

如何鼓勵虛擬團隊內部的良好溝通

1.選擇正確的溝通方式

當我們在數字消息傳遞平臺上進(jìn)行交流時(shí)，面對面交流的許多細微差別都會(huì )丟失。如果沒(méi)有面部表情、手勢和我們通常在說(shuō)話(huà)時(shí)表現出的額外肢體語(yǔ)言，就很難進(jìn)行有效的溝通。雖然并非所有虛擬團隊都具有相同的溝通方式，但重要的是要記住，通過(guò)消息傳遞平臺聊天不需要像電子郵件那樣正式。鼓勵使用笑臉和其他表情符號和隨意的語(yǔ)言是傳達您希望親自看到的溫暖和積極的好方法。

2. 為您的遠程團隊會(huì )議創(chuàng )建節奏和例行程序

遠程團隊會(huì )議通常通過(guò)視頻會(huì )議進(jìn)行，我們都知道當我們不參加面對面會(huì )議時(shí)，“關(guān)閉”是多么容易。為您的虛擬會(huì )議創(chuàng )建節奏和例行程序有助于讓包括您在內的每個(gè)人保持參與。這可能意味著(zhù)每次會(huì )議都以簽到開(kāi)始，定期休息進(jìn)行長(cháng)時(shí)間的會(huì )議，并每周要求不同的團隊成員在通話(huà)結束時(shí)總結會(huì )議。

3. 建立項目管理系統

創(chuàng )建一個(gè)清晰、標準化的項目管理系統將確保您能夠跟蹤項目，并且團隊成員擁有他們需要的所有信息和資源。項目管理系統可能包括任務(wù)和子任務(wù)的截止日期、用于報告進(jìn)度和時(shí)間表的共享文檔和工作區，以及用于隨著(zhù)項目發(fā)展定期簽入的日歷。

4. 定期在聊天室交流

遠程團隊在經(jīng)常溝通時(shí)效果最好。每日或每周簽到、定期更新以及“打卡”和“打卡”消息是確保您的聊天室定期檢查的簡(jiǎn)單方法。

5.防止聊天和電子郵件過(guò)載

雖然定期的團隊溝通是關(guān)鍵，但持續的消息和電子郵件可能會(huì )分散團隊成員的注意力，甚至使他們更難找到所需的信息。
一些簡(jiǎn)單的方法可以防止虛擬團隊的聊天和電子郵件過(guò)載，包括針對不同主題和項目對聊天室進(jìn)行分段，包括電子郵件和消息中相關(guān)文檔的鏈接，每天安排一次“廣播”來(lái)共享信息，以及在消息或任務(wù)復雜時(shí)致電一個(gè)或多個(gè)團隊成員而不是消息。

6. 有一個(gè)開(kāi)放的空間來(lái)提出問(wèn)題

如果您在辦公室管理團隊，您可能有“門(mén)戶(hù)開(kāi)放”政策或每周的“辦公時(shí)間”供員工提出問(wèn)題。你沒(méi)有理由不能在虛擬環(huán)境中做到這一點(diǎn)。每周一次的虛擬辦公時(shí)間，通過(guò)指定的溝通渠道或定期的一對一交流，讓團隊成員有機會(huì )提出問(wèn)題。

如何為您的虛擬進(jìn)行正確的入職培訓

1. 招聘時(shí)一定要強調你的虛擬文化
入職流程是反思您的虛擬文化的好時(shí)機。告訴潛在的遠程員工您的每周活動(dòng)和簽到情況，并強調虛擬團隊的文化和價(jià)值觀(guān)，將有助于你們確定他們是否適合，并希望吸引渴望接受您的文化的新虛擬團隊成員。

2. 為虛擬入職創(chuàng )建標準工作流程

加入一家新公司對任何人來(lái)說(shuō)都可能令人傷腦筋，而加入虛擬團隊缺乏標準的“上班第一天”所具有的即時(shí)面對面交流。為虛擬入職創(chuàng )建一個(gè)標準流程，包括定期簽到、虛擬介紹或為新員工指定一個(gè)“伙伴”，這將有助于您的新虛擬團隊成員在您的在線(xiàn)工作環(huán)境中感到參與和受歡迎。

3. 對您的虛擬系統進(jìn)行徹底而全面的簡(jiǎn)報

虛擬團隊使用通信平臺和項目管理系統來(lái)取代面對面的互動(dòng)。新員工應從一開(kāi)始就全面了解這些情況。創(chuàng )建新員工可以輕松訪(fǎng)問(wèn)的共享文檔或視頻教程也意味著(zhù)他們在找到自己的方式時(shí)擁有大量資源。

虛擬團隊的工具和技術(shù)

視頻會(huì )議技術(shù)

視頻會(huì )議改變了虛擬工作，使溝通更加簡(jiǎn)化和有效。 科能融合通信系統Video 提供了一個(gè)安全的視頻會(huì )議平臺，具有許多出色的功能，例如屏幕共享、注釋、分組討論室等。

團隊協(xié)作工具

在線(xiàn)團隊協(xié)作工具可以提高生產(chǎn)力，增強團隊溝通，并在虛擬團隊中培養創(chuàng )新文化。促進(jìn)文件共享、文檔和電子表格編輯的工具是必不可少的，尤其是當它們與您的視頻會(huì )議解決方案集成時(shí)。

生產(chǎn)力跟蹤工具

跟蹤生產(chǎn)力的一種簡(jiǎn)單方法是充分利用現有的生產(chǎn)力跟蹤工具。這些可以讓您跟蹤在項目上花費的時(shí)間、團隊成員的每日和每周產(chǎn)出，并跟蹤團隊的 KPI。

項目管理工具

項目管理工具可讓您跟蹤虛擬團隊中各個(gè)項目和任務(wù)的進(jìn)度、設置截止日期和時(shí)間表、組織和分配任務(wù)以及跟蹤預算或報告等其他因素。

入職技術(shù)

技術(shù)還可以幫助順利完成入職流程。入職技術(shù)的示例包括將培訓流程設置為項目管理系統的一部分，為新員工的進(jìn)度和績(jì)效創(chuàng )建虛擬跟蹤器和清單，以及創(chuàng )建可共享的文檔、視頻和電子表格，新員工可以在整個(gè)培訓過(guò)程中和之后訪(fǎng)問(wèn)。

管理良好的虛擬團隊的好處

提高生產(chǎn)力。 充分利用靈活的日程安排、共享資源、協(xié)作軟件和生產(chǎn)力跟蹤器，確保您的團隊可以專(zhuān)注于他們的工作并實(shí)現高水平的生產(chǎn)。更多創(chuàng )新。 與感到與同事脫節的虛擬團隊成員相比，具有強大溝通和協(xié)作文化的虛擬團隊將能夠在更高的水平上進(jìn)行創(chuàng )新。改進(jìn)了多功能性和靈活性。 虛擬工作需要一定程度的多功能性和靈活性。鼓勵您的虛擬團隊采用多種工作方法，在這種工作方式中，項目可以發(fā)生變化并出現問(wèn)題，并為他們提供適應工具，這將培養出優(yōu)秀的員工。更好的協(xié)作。 共享、協(xié)作的文檔和項目可幫助團隊成員通過(guò)彼此的眼睛看待工作。這培養了一種富有成效和協(xié)作的虛擬團隊合作文化。士氣高漲。 遠程工作有時(shí)會(huì )讓人感到孤立。本指南中的提示將幫助您的員工感到自己是積極團隊的一部分，即使他們從未見(jiàn)過(guò)面，也不會(huì )感到孤獨。您的虛擬團隊是否準備好了正確的工具？您希望您的虛擬團隊做到最好嗎？虛擬團隊依靠技術(shù)和工具來(lái)促進(jìn)溝通、協(xié)作和創(chuàng )新?？颇苋诤贤ㄐ畔到y提供了一個(gè)單一的集成平臺，用于管理您的遠程團隊，具有一系列功能和優(yōu)勢。如果您想了解更多關(guān)于如何充分利用您的虛擬團隊的信息，請立即申請 科能融合通信系統演示。